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L'actualité de CENTURY 21 Agiport

Copropriétés : vive la dématérialisation !

Publiée le 26/03/2016

La récente loi sur l'Accès au Logement et un Urbanisme Rénové du 24 mars 2014 (dite loi ALUR) apporte de nombreux changements au droit immobilier. Parmi les nouveautés, un accès numérique aux documents de la copropriété.

La loi ALUR introduit un alinéa 10 dans l'article 18 de la loi de 1965 qui oblige, depuis le 1er janvier 2015, les syndics professionnels à mettre à disposition de chaque syndicat des copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents dématérialisés. Le but de cette disposition est de permettre aux copropriétaires d'avoir un accès direct depuis chez eux aux documents ayant trait à la gestion de l'immeuble. Notons que l'accès à cette base doit être différencié selon la nature des documents, certains étant mis à la disposition de l'ensemble des membres du syndicat des copropriétaires, d'autres étant destinés exclusivement au conseil syndical.
Il convient également de préciser que l'assemblée générale des copropriétaires peut décider de renoncer, à la majorité, à la création de cette base : une telle décision pourrait se révéler dommageable car, bien utilisé, cet « Extranet » doit être avant tout un outil de gestion et permettre un gain de productivité.

Néanmoins, la Loi ALUR reste évasive sur le contenu de cet espace. Un arrêté ministériel pourrait définir les documents de base à mettre impérativement en ligne. Il semble également nécessaire de préciser les garanties minimum que doit mettre en œuvre le syndic afin de garantir à la fois la sécurité des données et leur interopérabilité. En effet, il est important que cette base Extranet puisse être alimentée par différents partenaires et fournisseurs de la copropriété. Les documents indispensables tels que les factures, les carnets d'entretien ou les contrats devraient y figurer. Les copropriétaires ne doivent pas hésiter à interroger leur syndic sur le contenu exact de l'Extranet et son évolution.

Notons également que le nouvel article 42-1 de la loi indique que "les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique". Les convocations aux assemblées générales par voie électronique doivent donc être valables, à condition que les copropriétaires donnent explicitement leur accord.

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